Quando si partecipa ad eventi fieristici internazionali la speranza è sempre quella di ottenere il massimo. Gli spazi a disposizione si sa bene che hanno dei costi, quindi quando si decide di partecipare è naturale aspettarsi di avere un buon tornaconto da quella spesa.
Per questo è necessario evitare degli errori di progettazione e soprattutto di gestione dei dati che si riescono ad ottenere durante la manifestazione.
Di seguito abbiamo deciso di riassumere gli sbagli più comuni, per fare in modo che chi consulta questa piccola guida possa avere il vantaggio di conoscere i principali intoppi e passarne indenne.
Si possono fare sbagli sia durante la preparazione che anche quando lo stand ormai è solamente un ricordo, soprattutto se la partecipazione era stata programmata per ottenere liste di nominativi per poter proporre un prodotto.
Vediamo dunque i cinque errori principali che commettono gli espositori di stand fieristici.
Errore di progettazione degli spazi
Ancor prima di iniziare la manifestazione si possono commettere errori madornali.
Ogni espositore, all’adesione, riceve una planimetria del proprio spazio espositivo, con tutte le informazioni necessarie per quanto riguarda collegamenti di luci e corrente elettrica.
Qui parte una fase a dir poco fondamentale, ovvero la progettazione degli spazi.
Spesso le superfici a disposizione non sono molto vaste ed in pochi metri quadri si deve riuscire a raggiungere il proprio obbiettivo.
Uno degli errori che viene maggiormente commesso è quello di non gestire al meglio lo spazio, dando magari attenzione maggiore a complementi di poco interesse senza calcolare attentamente le esigenze di chi all’interno dello stand deve svolgere la propria attività.
Quindi per evitare di cadere nell’errore di progettazione è molto importante, prima di dividere lo spazio a disposizione, capire come verrà gestito il contatto con i visitatori.
Se si dovranno fare consulenze, quindi si prediligeranno spazi con tavoli e sedie, o se si dovranno solamente distribuire materiali informativi, e dunque spazio a totem pubblicitari e nessuno spazio dove creare relazione con il pubblico.
Errore di valutazione della manifestazione
Può sembrare un errore banale, ma con gli esempi di seguito capirete quanto invece possa essere pericoloso.
Per uno stand fieristico si devono sostenere delle spese, a volte anche importanti, è quindi necessario che il risultato sperato arrivi.
Se un serramentista partecipasse al Borsino Internazionale del Turismo, ad esempio, sicuramente farebbe il suo più grande buco nell’acqua.
Non è difficile capire che ha sbagliato a partecipare alla fiera per un settore completamente diverso dal suo, anche se è tra le più visitate d’Europa.
Quindi per ottenere il massimo è importante che ogni azienda riesca ad individuare quali sono le fiere B2B, ovvero con contatto diretto, che meglio rispondono alle esigenze della propria azienda.
Quando si decide di partecipare ad una fiera, con tutto ciò che ne concerne, si deve dunque valutare dove andare in base al settore merceologico, al tipo di clientela alla quale ci si vuole rivolgere ed anche al budget a disposizione per questo tipo di pubblicità.
Una buona valutazione è già un buon passo verso il successo.
Personale non preparato, insuccesso assicurato
Venendo ora agli errori che purtroppo si possono commettere durante la manifestazione, il più grave in assoluto è quello di non avere personale qualificato all’interno dello stand.
Non serve un bel viso, se non conosce a menadito tutto quello che un possibile cliente può chiedere.
Se una persona è interessata è quasi normale che possa porre delle domande, nel momento in cui non trova la risposta avrà sicuramente un ricordo dell’azienda negativo, potrà solamente pensare di essere capitato tra incompetenti.
Questo spesso succede quando negli stand si assume del personale esterno solo pensando alla presenza scenica.
Non che sia sbagliato, ma è necessario che vi sia la presenza costante anche di personale qualificato ed interno alla ditta, capace di rispondere a dubbi o esigenze diverse dallo standard, oppure dare alle persone ingaggiate tutti i mezzi e le conoscenze per poter ovviare al problema.
Molte volte ci sono stand dove l’immagine è ben curata e manca la sostanza, questo purtroppo non da alcun frutto positivo per gli espositori.
Le stime sbagliate del materiale pubblicitario
Molto importante durate qualsiasi tipo d fiera è la presenza del materiale pubblicitario.
Se si diventa espositori l’obbiettivo è fidelizzare, acquisire e pubblicizzare, necessario per tutto questo è proprio il materiale pubblicitario.
Quando lo stand è in progettazione si cerca di fare delle stime per quanto riguarda le presenze di visitatori, di solito ci si basa sui dati degli anni precedenti, per cercare di avere delle quantità di gadget e brochure da portare alla fiera.
Conviene sempre eccedere sulle quantità,vero che si tratta di una spesa da affrontare, perché uno stand senza pubblicità non ha senso di esistere, e i visitatori sono attenti ad ogni piccolo particolare.
Per essere al passo con la concorrenza non si devono commettere errori, neanche quello banale di rimanere senza materiale pubblicitario, tanto se non si fanno promozioni dedicate alla fiera e si lascia la presentazione sul generico è sempre possibile utilizzare quello che si avanza in altre occasioni e dunque nulla viene sprecato.
La gestione sbagliata dei dati raccolti
Anche quando la fiera finisce è possibile commettere errori madornali che rendono vano tutto il lavoro effettuato, tutto nasce dalla gestione sbagliata dei dati raccolti.
Se la fiera è nata con l’intento di presentare a molte persone l’attività tramite invio di mail o di visita di un rappresentante è per prima cosa necessario che non passi molto tempo prima del contatto, se le persone nel tempo perdono interesse non ci sarà più il ricordo e l’entusiasmo provato in fiera sarà svanito, questo porta ad una perdita di possibili acquirenti non indifferenti.
Lo studio dell’approccio, il tipo di promozione e il metodo di ricontatto sono praticamente fondamentali per ottenere il miglior risultato.
Quindi possiamo dire con certezza che è fondamentale studiare anche il tipo di ricontatto, e tutto quello che riguarda la gestione delle informazioni ottenute in fiera, sempre prima della manifestazione.
Alla fine tutto ruota intorno a questo punto fondamentale, il dopo fiera, quindi è importante non commettere errori, il rischio di rendere vani tutti gli sforzi dei giorni della manifestazione è davvero molto alto.